Die Anlagen-Akte für Kälte- und Klimatechnik.

Die Prüfpflicht ist gerade neu geschärft worden — und Papier trägt sie nicht mehr

Mit der F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573 und der 2026 neu gefassten ChemKlimaschutzV sind die Pflichten rund um Kälteanlagen aktueller denn je: wiederkehrende Dichtheitskontrollen je nach CO₂-Äquivalent der Füllung, Nachkontrollen nach Reparaturen, Aufzeichnungen zu Kältemitteln und Prüfergebnissen — mindestens fünf Jahre aufzubewahren und der Behörde auf Verlangen vorzulegen. Parallel laufen je nach Anlage Druckprüfungen nach Betriebssicherheitsverordnung und die energetische Inspektion nach GEG.

Das sind mehrere unabhängig getaktete Fristen pro Anlage — verteilt über hunderte Anlagen bei dutzenden Betreibern. Ein Zettelbuch im Schaltschrank und eine Excel-Liste im Büro halten das auf Dauer nicht: Einträge fehlen, Termine rutschen durch, und beim Betreiberwechsel ist die Historie weg. In der Akte steht dagegen jede Anlage mit ihren eigenen Prüfterminen und ihrer lückenlosen Protokoll-Historie.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Prüfungen für eine konkrete Anlage in welchem Turnus gelten, richtet sich nach Verordnung, Anlage und Herstellervorgaben.

Der Maschinenraum ist ein Funkloch — der Workflow muss ohne Netz funktionieren

Kälteanlagen stehen selten dort, wo das WLAN gut ist: Keller, Technikzentrale, Dach. Deshalb ist der Aufnamo-Workflow offline-fähig — das Formular lädt vorher, wird ohne Verbindung ausgefüllt und sendet automatisch, sobald wieder Netz da ist.

• Der Monteur scannt den QR-Code an der Anlage — das Prüfprotokoll öffnet sich mit fertig eingetragener Anlagen-Nummer. Kein Abtippen, keine Verwechslung zwischen zwei baugleichen Verflüssigern.
• Prüfpunkte antippen, Messwerte eintragen, Leckage-Stelle fotografieren, unterschreiben — fertig.
• Aus jedem Protokoll entsteht ein sauberes PDF im Design deines Betriebs: an den Betreiber gemailt, im Dashboard abgelegt, auf Wunsch zusätzlich in deiner Cloud.

Und weil jedes Protokoll über die Anlagen-Nummer automatisch in der Akte landet, liest der Monteur beim nächsten Termin die Vorgeschichte direkt am Gerät: letzte Prüfung, gefundene Mängel, getauschte Teile.

Prüftermine, die sich selbst pflegen — und Kunden, die bleiben

Fristenlisten scheitern selten am Anlegen, fast immer an der Pflege: Nach der Prüfung trägt niemand den nächsten Termin nach, die Liste zeigt Falsch-Rot, das Vertrauen ist weg. In Aufnamo rückt der Termin automatisch weiter, auf zwei Wegen:

• Per Intervall: Am Datum-Feld des Anlagen-Typs hinterlegst du den Turnus — etwa zwölf Monate für die jährliche Wartung. Jedes eingehende Protokoll setzt den Termin auf Prüfdatum plus Intervall.
• Per Meldung: Trägt der Prüfer im Protokoll einen konkreten nächsten Termin ein — etwa weil die Anlage nach CO₂-Äquivalent halbjährlich statt jährlich zu prüfen ist —, gewinnt dieser gemeldete Termin gegen die Rechnung.

In beiden Fällen gilt: nur nach vorn. Ein nachgereichtes altes Protokoll dreht keinen Stichtag zurück. Das Fristen-Radar sortiert daraus die Arbeitswoche — und genau daraus entsteht der wirtschaftliche Hebel: Wer den Betreiber an die fällige Dichtheitsprüfung erinnert, bevor der es selbst merkt, bekommt den Folgeauftrag. Die Akte, die du für die Dokumentation ohnehin führst, wird zur Kundenbindungs-Maschine.

Ehrlich: was heute geht — und was wir als Nächstes bauen

Heute bekommst du mit Aufnamo die komplette Akte-Mechanik: Anlagen mit eindeutiger Nummer, QR-Vorbefüllung, Protokolle mit Foto und Unterschrift (offline), automatische Historie, PDF im eigenen Design, Fristen-Radar mit E-Mail-Erinnerung und automatisch weiterrückenden Terminen. Dazu fertige Vorlagen für den Start: die Objekttypen „Kälteanlagen“ und „Kältemittel-Flaschen“ samt Dichtheitsprüfungs-Protokoll.

Auch die Kältemittel-Chargenbuchung ist da — auf die Aufnamo-Art: Nachfüllung, Entnahme, Kältemittel-Art und Chargen-Nr. sind Felder im Prüf-Protokoll. Jede Buchung erscheint automatisch in der Bilanz der Anlage — und weil die Flasche selbst eine Akte mit ihrer Chargen-Nr. ist, auch in der Bilanz der Flasche. Keine Doppelerfassung, kein separates Buchungs-Modul.

Und der CO₂-Äquivalent-Rechner rechnet mit: Füllmenge × GWP-Richtwert ergibt die Tonnen CO₂e und daraus die Prüf-Stufe nach Art. 5 — 12, 6 oder 3 Monate, mit Leckage-Erkennung verdoppelt. Die Akte zeigt die Einstufung, das Eintrag-Formular rechnet live mit, und geht ein Protokoll ohne gemeldeten Termin ein, rückt die nächste Dichtheitsprüfung automatisch um genau diese Stufe weiter. Richtwerte nach Branchenpraxis — maßgeblich bleibt Anhang I/II der Verordnung, ein eigener CO₂e-Wert lässt sich jederzeit von Hand setzen.

Und der Gesamtexport schließt die Akte ab: „Akte als PDF“ liefert je Anlage ein Dokument über alle Jahre — Stammdaten mit CO₂e-Einstufung, sämtliche Protokolle der Historie und die komplette Kältemittel-Bilanz mit Summen. Der Nachweis für Betreiber und Behörde, auf Knopfdruck.

Genau dafür suchen wir gerade Kälte-Fachbetriebe, die mitreden wollen: Welche der drei Funktionen brauchst du zuerst? Schreib uns zwei Sätze — wer mitredet, bekommt die Kälte-Ausbaustufe zuerst zu sehen.