Zwei Wege zum digitalen Lieferschein
Wer von „Lieferscheine digitalisieren“ spricht, meint meist einen von zwei Wegen. Beim ersten bleibt der Lieferschein aus Papier: Er wird unterschrieben, später eingescannt und digital abgelegt. Das schafft Ordnung im Archiv, aber der Zettel muss weiterhin ins Büro, und abgetippt wird trotzdem. Beim zweiten Weg entsteht der Lieferschein von Anfang an digital: Positionen, Empfänger und Unterschrift werden vor Ort auf Handy oder Tablet erfasst, das PDF ist sofort fertig und liegt im Büro, bevor der Fahrer zurück ist. Für die meisten kleinen Betriebe ist der zweite Weg der lohnendere, weil er das Abtippen ganz streicht. Wie das konkret aussieht, zeigt die Seite Lieferschein digital unterschreiben lassen.
Muss ein Lieferschein sein — und muss er unterschrieben werden?
Ein Gesetz, das für jede Lieferung einen Lieferschein vorschreibt, gibt es nicht. Üblich ist er trotzdem, weil er im Streitfall belegt, dass und in welchem Zustand die Ware übergeben wurde. Unter Kaufleuten kommt die Untersuchungs- und Rügepflicht nach § 377 HGB hinzu: Wer Mängel nicht rechtzeitig meldet, verliert Ansprüche. Ein Lieferschein mit Vermerk zum Zustand hilft beiden Seiten. Auch die Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber sie ist der eigentliche Beweis der Übergabe. Eine Unterschrift auf dem Bildschirm erfüllt diesen Zweck, denn für den Lieferschein gilt keine Schriftform. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?
Wie lange Lieferscheine aufbewahrt werden
Das hängt davon ab, welche Rolle der Lieferschein spielt. Ist er ein Buchungsbeleg, etwa weil die Rechnung für das Lieferdatum oder die gelieferten Positionen auf ihn verweist, gilt die Frist für Buchungsbelege von acht Jahren. Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, dürfen nach § 147 Abgabenordnung vernichtet werden, sobald die Rechnung empfangen oder versandt ist. In der Praxis bewahren viele Betriebe sie trotzdem so lange auf wie die zugehörige Rechnung, weil sie bei Reklamationen gebraucht werden. Digital ist das kein Platzproblem: Ein PDF im Archiv nimmt keinen Ordnerrücken ein.
Darf das Papier nach dem Scannen weg?
Grundsätzlich ja. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form, kurz GoBD, erlauben das sogenannte ersetzende Scannen, wenn der Ablauf geregelt und dokumentiert ist: wer scannt, wann, wie geprüft wird, dass die Kopie lesbar und vollständig ist, und wo die Dateien unveränderbar abgelegt werden. Ein Lieferschein, der von Anfang an digital entsteht, braucht diesen Umweg nicht. Er wird als PDF erzeugt, nach dem Absenden nicht mehr verändert und lässt sich zusätzlich in den eigenen Cloud-Speicher oder das Archiv übernehmen. Wichtig ist auch hier, dass die Dateien über die Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
So läuft ein digitaler Lieferschein mit Unterschrift ab
In Aufnamo besteht ein digitaler Lieferschein aus einem Formular, das du einmal anlegst, etwa aus der fertigen Vorlage:
- Vor Ort ausfüllen: Lieferschein-Nummer, Datum, Empfänger und Positionen. Eine Nummer auf dem Beleg lässt sich per Kamera als Strichcode oder QR-Code scannen.
- Zustand festhalten: „Vollständig und unbeschädigt“ oder eine Anmerkung, dazu auf Wunsch Fotos der Ware oder des Ablageorts.
- Unterschreiben lassen: Der Empfänger unterschreibt mit dem Finger. Ist niemand da, wird die Unterschrift später über einen Link nachgereicht.
- PDF und Ablage: Beim Absenden entsteht ein datiertes PDF. Es geht auf Wunsch per E-Mail an den Kunden, liegt im Dashboard und landet als Zeile in einer Tabelle.
Das Formular funktioniert auch ohne Netz und sendet, sobald wieder Empfang da ist. Wer zuerst auf Papier oder am PC anfangen möchte, findet die Lieferschein-Vorlage als PDF, am PC ausfüllbar oder zum Ausdrucken.
Hinweis
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Aufbewahrungsfristen für deine Belege gelten und wie dein Scan-Ablauf dokumentiert sein muss, klärt im Zweifel deine Steuerberatung.