PDF-Design & Branding: eigenes Aussehen für deine PDFs

Der PDF-Designer von Aufnamo — Der PDF-Style-Editor: links der Aufbau, rechts die Live-Vorschau — Format und Farben liegen im Einstellungen-Dialog.

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So funktioniert das PDF in Aufnamo

Zu jeder Einreichung gehört ein PDF — ganz ohne Einrichtung entstehen bereits saubere Dokumente. Für ein eigenes Aussehen legst du einen PDF-Style an und weist ihn deinem Formular zu.

PDF-Style: eine wiederverwendbare Design-Vorlage für die PDF-Ausgabe. Du verwaltest sie unter „PDF-Styles“ und weist sie beliebig vielen Formularen zu.
Ohne eigenen Style: Formulare nutzen den Org-Standard-Style (oder das automatische Layout); das PDF ist trotzdem sofort sauber gesetzt.
Zuweisen: im Formular unter „Eckdaten → PDF-Style“, oder umgekehrt im Style-Editor über „Verknüpftes Formular“.

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In vier Schritten zum eigenen PDF-Style

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Unter „PDF-Styles → Neuer PDF-Style“ öffnen und oben einen Namen vergeben (z. B. „Rechnung“).

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Den „Typ“ wählen — Einfach, Baustein-Designer oder Eigenes HTML-Template (alle drei unten erklärt).

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Über „Einstellungen“ Format, Ränder und Farben festlegen; eine „Schnellstart“-Vorlage setzt sinnvolle Druckwerte mit einem Klick.

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Den Style im Formular unter „Eckdaten“ zuweisen — künftige Einreichungen nutzen ihn automatisch.

Der Kopf des PDF-Style-Editors mit Name und Typ-Auswahl — Die Eckdaten eines Styles: Name, Typ-Auswahl, verknüpftes Formular und der Schalter „Privat“.

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Typ „Einfach“ — automatisches Layout

Der schnellste Weg: Aufnamo baut das PDF automatisch. In jedem Tarif verfügbar.

Automatischer Aufbau: die ausgefüllten Formularfelder werden sauber untereinander aufgelistet (Beschriftung und Wert), inklusive Unterschrift und Anhängen. Du baust nichts selbst zusammen.
Aussehen: Farben, Schriftart, Format, Ränder, Seitenzahlen und Kopf-/Fußzeile stellst du im Dialog „Einstellungen“ ein; ein Logo setzt du als Bild-Element ins Formular (im PDF ab dem Tarif Starter).
Erben: standardmäßig übernimmt das PDF das Design deines Formulars; schaltest du das aus, gelten die hier gesetzten Werte.
Ideal: wenn es schnell gehen soll und ein klares Standardlayout reicht.

Beispiel für den einfachen PDF-Typ — Einfach: die Formularfelder werden automatisch untereinander gesetzt.

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Typ „Baustein-Designer“ — Dokument ohne Code bauen

Volle Kontrolle über den Aufbau, ganz ohne Programmieren. Profi-Modus, in jedem Tarif freigeschaltet.

Bausteine: du setzt das Dokument Stück für Stück zusammen: Überschriften, Feld-Tabellen, einzelne Felder, Texte, Bilder, Trennlinien, Unterschrift und mehr.
Reihenfolge: jeden Baustein per ↑ / ↓ verschieben; Inhalt und Gestaltung sind je Baustein einzeln einklappbar.
Schnellstart-Vorlage: liefert ein fertiges Grundgerüst, das du nur noch anpasst.
Live-Vorschau: rechts erzeugt Aufnamo ein echtes PDF mit Beispieldaten oder einer echten Einreichung des verknüpften Formulars.
Ideal: für Rechnungen, Angebote oder Protokolle mit eigenem Aufbau, wenn das Standardlayout nicht reicht.

Beispiel für den Baustein-Designer — Baustein-Designer: das Dokument aus einzelnen Blöcken zusammensetzen.

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Typ „Eigenes HTML-Template“ — pixelgenaues Layout

Maximale Freiheit: du gestaltest das Layout selbst als HTML. Profi-Modus, in jedem Tarif verfügbar.

HTML-Editor: du schreibst das komplette Layout als HTML und setzt Platzhalter wie „{{ .FormName }}“ oder einzelne Feld-Platzhalter ein, die beim Erzeugen durch echte Werte ersetzt werden.
Platzhalter-Palette: fügt Felder des verknüpften Formulars an der Cursor-Position ein; ein „Beispiel-Template“ gibt einen Startpunkt.
Aus Foto generieren: aus dem Foto einer Vorlage ein Template erzeugen lassen (sofern freigeschaltet).
Custom CSS: verfeinert das Aussehen pixelgenau (siehe Abschnitt „Custom CSS“).
Ideal: wenn du ein exaktes eigenes Design brauchst und mit HTML/CSS umgehen kannst.

Beispiel für ein eigenes HTML-Template — Eigenes HTML: freies Layout mit Platzhaltern, die durch echte Werte ersetzt werden.

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Einstellungen: Seite, Format & Ränder

Der Button „Einstellungen“ öffnet einen Dialog mit vier Rubriken (Seite, Briefpapier, Farben & Typografie, Custom CSS). Diese Werte gelten in allen drei Typen. Die Rubrik „Seite“ steuert das Papier:

Schnellstart: eine Vorlage („Rechnung“, „Briefpapier“, „Protokoll“) setzt mit einem Klick sinnvolle Druck-Voreinstellungen; danach ist alles frei anpassbar.
Design aus Foto (KI): lädst du hier das Foto eines bestehenden Dokuments hoch, leitet die KI Farben, Schrift-Charakter und Layout-Anmutung ab (sofern freigeschaltet).
Format: A4, Letter, A5 oder Legal.
Ränder: Rand oben, unten, links und rechts in Millimetern.
Querformat: dreht die Seite ins Querformat.
Seitenzahlen: blendet im Fuß „Seite X von Y“ ein.

Der Einstellungen-Dialog mit der Rubrik Seite — Der Einstellungen-Dialog: links die Rubriken, rechts Format, Ränder, Querformat und Seitenzahlen.

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Briefpapier, Branding & vom Formular erben

Die Rubrik „Briefpapier“ steuert dein sichtbares Branding im PDF. Logo, eigene Grafiken, Bild-Elemente aus dem Formular, Wasserzeichen, Briefkopf und -fuß sowie Bilder im wiederholenden Seitenkopf und -fuß erscheinen im PDF ab dem Tarif Starter. Im Tarif Free bleiben sie weg, unten steht „Erstellt mit Aufnamo“, und die Vorschau im Editor markiert die Stellen mit einem grauen Kasten oder einem Hinweis. Hochgeladene Fotos und Unterschriften kommen in jedem Tarif ins PDF:

Vom Formular-Design erben (Standard): das PDF übernimmt Farben und Typografie deines Formulars. Deaktivieren, um hier eigene Werte zu setzen.
Logo: gibt es hier nicht mehr: Du setzt es als Bild-Element ins Formular (Brand-Asset wählen), dann erscheint es ab dem Tarif Starter an genau dieser Stelle auch im PDF — und du kannst mehrere verwenden. Im Baustein-Designer wählt zusätzlich der Kopf-Baustein sein Logo selbst, im eigenen HTML-Template bindest du Brand-Assets direkt ein.
Wasserzeichen-Asset: legt ein zusätzliches Wasserzeichen-Bild hinter den Inhalt (im Typ „Einfach“).
Briefkopf-HTML / Brieffuß-HTML: freier Kopf- und Fußbereich (z. B. Firmenadresse, USt-IdNr., Bankverbindung), einmalig oben bzw. unten (im Typ „Einfach“).
Wiederholender Seitenkopf/-fuß: HTML, das auf jeder Seite oben bzw. unten erscheint (z. B. kleiner Firmenname oder „Vertraulich“); Bilder darin ab dem Tarif Starter.
Brand-Assets: Logos, Wasserzeichen und Hintergründe lädst du unter „Brand-Assets“ einmal hoch (PNG, JPEG, WEBP, max. 5 MB) und nutzt sie in beliebig vielen Styles.

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Farben & Typografie

Die Rubrik „Farben & Typografie“ greift nur, wenn „vom Formular erben“ deaktiviert ist. Einige Werte gelten nur im Typ „Einfach“, da Baustein-Designer und HTML-Template ihre eigene Struktur mitbringen:

Seiten-Hintergrund: die Farbe der gesamten Seite.
Container-Hintergrund: die Farbe des Inhaltsblocks (nur im einfachen Layout).
Schriftfarbe: die Farbe des Fließtexts.
Akzent- & Überschrift-Farbe: Hervorhebungen und Überschriften (nur im einfachen Layout).
Body-Schriftart: Standard, Helvetica/Arial, Georgia/Serif oder Courier (Mono).
Schriftgrößen: Body-Größe in px sowie die Überschrift-Größe (Überschrift nur im einfachen Layout).

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Custom CSS für die Feinabstimmung

Die Rubrik „Custom CSS“ richtet sich an fortgeschrittene Nutzer:

Eigenes CSS: wird direkt ins PDF-HTML eingebettet und überschreibt alle anderen Einstellungen.
Anwendungsfall: feine Korrekturen an Abständen, Rahmen oder Tabellen, die die Standard-Optionen nicht abdecken.
Wirkung: greift in allen drei Typen, besonders stark in Kombination mit dem eigenen HTML-Template.

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Styles verwalten: Standard, teilen, kopieren

In der Übersicht „PDF-Styles“ organisierst du alle Styles:

Als Standard festlegen: mit dem Stern-Symbol markierst du einen eigenen Style als Org-Standard; Formulare ohne eigenen Style nutzen ihn dann. Nur der Organisations-Inhaber kann das setzen; erneuter Klick entfernt den Standard wieder.
Privat: ein privater Style ist nur für dich sichtbar; ohne den Haken ist er teamweit geteilt.
Kopieren: erzeugt eine eigenständige Kopie unter neuem Namen.
Verknüpftes Formular: im Editor ordnest du dem Style direkt Formulare zu; die Übersicht zeigt pro Style, welche Formulare ihn verwenden.

Die Übersicht der PDF-Styles mit Typ, Formularen und Aktionen — Die Style-Übersicht: Typ, verknüpfte Formulare, Standard-Stern und die Aktionen Kopieren und Löschen — Bearbeiten öffnet sich per Klick auf die Zeile.

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Design-Defaults & Live-Vorschau

Design-Defaults: im Formular-Design lassen sich die aktuellen Farb-/Typo-Werte als Standard für alle künftigen Formulare speichern und mit „Auf alle Formulare anwenden“ auf bestehende Formulare übertragen (nur eigene Formulare, keine geteilten).
Live-Vorschau: im Baustein- und HTML-Modus rendert die Vorschau ein echtes PDF; du kannst wahlweise Beispieldaten oder eine echte frühere Einreichung des verknüpften Formulars zugrunde legen.

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Formulare & Felder Einreichungen verwalten Konto, Team & Abrechnung

FAQ

Häufige Fragen

Muss ich einen PDF-Style anlegen, um ein PDF zu bekommen?

Nein. Zu jeder Einreichung entsteht automatisch ein sauberes PDF. Ein eigener Style ist nur nötig, wenn du Farben oder das Layout an dein Unternehmen anpassen willst.

Wird mein Logo automatisch eingesetzt?

Nicht automatisch: Du lädst es unter „Brand-Assets“ hoch und setzt es dann als Bild-Element ins Formular, wählst es im Baustein-Designer im Kopf-Baustein oder bindest es im eigenen HTML-Template über den Chip unter „Brand-Assets“ ein. Im PDF erscheint es ab dem Tarif Starter; im Tarif Free bleibt die Stelle leer, und die Vorschau im Editor zeigt dort einen grauen Platzhalter.

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