Das Wohnungsübergabeprotokoll — vor Ort unterschrieben, sofort bei Mieter und Verwaltung.

Keine Pflicht, aber ein Beweismittel: was das unterschriebene Übergabeprotokoll bewirkt

Ein Übergabeprotokoll schreibt kein Gesetz vor, weder beim Einzug noch beim Auszug, und unterschreiben muss es niemand. Trotzdem ist es beim Mieterwechsel das Dokument, auf das es ankommt: Es hält fest, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde, welche Zählerstände galten und welche Schlüssel den Besitzer gewechselt haben. Kommt es später zum Streit um Schäden oder Kaution, ist es für beide Seiten ein wichtiges Beweismittel.

Je nach Wortlaut bindet die Unterschrift. Hält ein Rückgabeprotokoll bestimmte Schäden fest — oder gar keine —, kann der Vermieter wegen weiterer Schäden, die bei der Übergabe erkennbar waren, später in der Regel nichts mehr verlangen. Gerichte berufen sich dabei auf ein Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10.11.1982 (VIII ZR 252/81). Ausgenommen sind verdeckte Mängel, die man bei einer üblichen Besichtigung nicht sehen konnte. Umgekehrt kann ein Mieter einen Schaden, den er im Protokoll mit unterschrieben hat, später kaum noch bestreiten. Ob er dafür auch aufkommen muss, ist eine zweite Frage: Veränderungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hat er nicht zu vertreten (§ 538 BGB).

Zwei Zeitpunkte machen das Protokoll besonders wichtig. Beim Einzug: Übernimmt der Mieter die Wohnung, obwohl er einen Mangel kennt, kann er Minderung und Schadensersatz wegen dieses Mangels nur verlangen, wenn er sich das bei der Übernahme vorbehält (§ 536b BGB). Beim Auszug: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren sechs Monate, nachdem er die Wohnung zurückerhalten hat (§ 548 BGB). Wer Schäden geltend machen will, braucht sie deshalb früh und belegt — am besten im Protokoll vom Tag der Rückgabe.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Was im Einzelfall gilt, hängt vom Mietvertrag und vom Wortlaut des Protokolls ab.

Was ins Wohnungsübergabeprotokoll gehört — und wo es in der Vorlage steht

Ein brauchbares Protokoll beschreibt, statt zu urteilen: was zu sehen ist, wo genau und in welchem Umfang — „Kratzer im Parkett vor dem Fenster, etwa 20 cm“ statt „Boden abgenutzt“. Die Vorlage „Wohnungsübergabe“ bringt dafür diese Teile mit:

• Übergabe: Anlass (Einzug, Vorabnahme vor dem Auszug oder Auszug), Übergabedatum, Haus, Wohnung, alle Mieter, die E-Mail-Adresse des Mieters für das PDF und der Name von Vermieter oder Verwaltung.
• Zählerstände: Strom, Gas, Kaltwasser und Warmwasser je mit Zähler-Nummer und Stand, weitere Zähler und Heizkostenverteiler als Text, dazu Fotos der Zähler.
• Schlüssel: Haus- und Wohnungsschlüssel sowie Briefkastenschlüssel mit Stückzahl, weitere wie Keller- oder Garagenschlüssel mit der Nummer der Schließanlage.
• Zustand: „Ohne erkennbare Mängel“ oder „Mängel festgestellt“ — dann je Mangel eine Zeile mit Raum, Beschreibung und Foto.
• Vereinbarungen: wer was bis wann erledigt, dazu ein Datum für Frist oder Nachbesichtigung.
• Bei Auszug: die neue Anschrift des Mieters und ob die Wohnung geräumt und besenrein ist.
• Unterschriften von Mieter und Vermieter oder Verwaltung.

„Ohne erkennbare Mängel“ wählt nur, wer wirklich überall hingeschaut hat — die Auswahl wirkt wie eine Bestätigung. Was sich beim Termin nicht prüfen ließ — der Keller war verschlossen, hinter der Einbauküche kommt man nicht an die Wand —, gehört ausdrücklich ins Protokoll, am besten mit einem Termin zur Nachbesichtigung. Und „besenrein“ heißt nach dem Bundesgerichtshof nur: Grobe Verschmutzungen sind beseitigt (Urteil vom 28.06.2006, VIII ZR 124/05).

Fotos ergänzen die Beschreibung, sie ersetzen sie nicht: je Mangel eines, auf dem man den Raum erkennt, und eines aus der Nähe, je Zähler eines, auf dem Nummer und Stand lesbar sind — am besten bei Tageslicht und, beim Auszug, in der geräumten Wohnung. Lieber erst auf Papier? Dieselbe Vorlage gibt es als Wohnungsübergabeprotokoll zum Ausdrucken, kostenlos und am PC ausfüllbar.

Zählerstände für Abrechnung und Versorger: Nummer, Stand und Foto

Beim Mieterwechsel brauchen gleich mehrere die Zählerstände: die Verwaltung für die Nebenkostenabrechnung, der ausziehende Mieter für die Schlussrechnung seines Strom- oder Gasversorgers, der neue Mieter für seinen Liefervertrag. Für Heizung und Warmwasser verlangt die Heizkostenverordnung beim Nutzerwechsel außerdem eine Zwischenablesung der Erfassungsgeräte (§ 9b HeizkostenV). Je genauer Nummer, Stand und Datum festgehalten sind, desto weniger Rückfragen gibt es danach.

• Nummer und Stand getrennt: Jeder Zähler hat ein Feld für die Nummer und ein Zahlenfeld für den Stand mit Einheit. In der Tabelle lässt sich so mit den Ständen rechnen, statt „Nr. 4711 / 1234,5“ auseinanderzunehmen.
• Code scannen: Trägt der Zähler einen Strich- oder QR-Code mit seiner Nummer, liest „Code scannen“ sie mit der Handykamera ein — ohne Zahlendreher.
• Foto als Beleg: Ein Foto je Zähler zeigt Nummer und Stand. Wird ein Wert später angezweifelt oder hat sich jemand vertippt, klärt das Bild es.
• Weitere Zähler: Heizkostenverteiler, Wärmezähler oder ein zweiter Wasserzähler kommen ins Textfeld darunter, je Zeile einer mit Raum, Nummer und Stand.

Nach dem Absenden hängt eine Cloud-Aktion je Übergabe eine Zeile an deine Google- oder Excel-Tabelle an. Mit einer Spalten-Zuordnung landen dort etwa nur Haus, Wohnung, Übergabedatum und die Zählerstände — die Liste für den Nutzerwechsel in der Nebenkostenabrechnung, ohne Abtippen. Die Abrechnung selbst bleibt in deiner Verwaltungssoftware.

Im Büro vorbereitet, in der Wohnung fertig: Einzug, Vorabnahme und Auszug

Ob die Mietverwaltung selbst übergibt, ein Hausmeisterdienst in ihrem Auftrag oder der private Vermieter: Vieles steht schon vor dem Termin fest. Das trägst du im Büro ein — Haus, Wohnung, Mieter, E-Mail-Adresse und Zähler-Nummern — und tippst auf „Zwischenspeichern“. Mit dem Link oder QR-Code öffnest du den Entwurf vor Ort auf dem Tablet und machst dort weiter; er bleibt bis zu 90 Tage nach dem letzten Speichern erhalten. Fotos und Unterschriften kommen ohnehin erst in der Wohnung dazu. Für viele Wohnungen erzeugen Serien-Links aus deiner Wohnungsliste, als CSV oder aus Excel eingefügt, je Wohnung einen eigenen Link, in dem Haus, Wohnung und Zähler-Nummern schon stehen. Wie Zwischenspeichern und Pflichtfelder eingestellt werden, zeigt die Hilfe zu Formularen und Feldern.

In der Wohnung ist es dann dasselbe Formular, nur der Anlass ändert sich:

• Einzug: Das Protokoll hält den Zustand zu Mietbeginn fest. Beim Auszug ist es der Maßstab: Was steht schon im Einzugsprotokoll, was ist neu?
• Vorabnahme vor dem Auszug: Ihr geht gemeinsam durch die Wohnung und haltet fest, was bis zur Rückgabe noch zu erledigen ist, mit Umfang und Datum unter „Vereinbarungen“. Der Auszugstermin bringt dann weniger Überraschungen.
• Auszug: Dazu kommen die neue Anschrift des Mieters für Nebenkosten- und Kautionsabrechnung und der Haken „geräumt und besenrein“. Wie viele Schlüssel zurückkamen, steht nach Art getrennt im Protokoll — der Vergleich mit dem Einzug zeigt, ob einer fehlt.

Den Bereich „Bei Auszug“ und den Mängel-Kasten blendet das Formular ab dem Tarif Starter nur ein, wenn sie gebraucht werden; im kostenlosen Tarif stehen beide immer da und sind freiwillig. Öffnest du das Formular vor dem Termin einmal mit Netz, lässt es sich auch im Keller ohne Empfang fertig ausfüllen und wird gesendet, sobald wieder Verbindung besteht. Steht ein Datum unter „Frist oder Nachbesichtigung“, trägt eine Kalender-Aktion es auf Wunsch als ganztägigen Termin in deinen Google- oder CalDAV-Kalender ein.

Nach dem Termin: dasselbe PDF für beide, abgelegt je Wohnung

Ist das Protokoll unterschrieben und abgesendet, laufen die Aktionen, die du einmal im Formular eingerichtet hast:

• PDF an den Mieter: Eine E-Mail-Aktion, deren Empfänger das Feld „E-Mail des Mieters“ ist, schickt ihm das Protokoll samt Fotos. Bleibt das Feld leer, geht an ihn keine Mail. Wie das eingerichtet wird, steht unter Aktionen und Automatisierung.
• PDF an die Verwaltung: Eine zweite E-Mail-Aktion geht an dich als Inhaber des Formulars oder an das Postfach, das du einträgst, etwa das der Mietverwaltung.
• Ablage je Wohnung: Eine Cloud-Aktion legt PDF und Fotos in deinem eigenen Speicher ab, etwa in Nextcloud, OneDrive oder Google Drive, mit Haus und Wohnung im Pfad. Einzugs- und Auszugsprotokoll liegen dann im selben Ordner. Mehr dazu unter Cloud-Speicher anbinden.

Statt zweier Durchschläge haben beide Seiten dasselbe PDF. Im Seitenfuß stehen Nummer, Eingangszeitpunkt und ein Prüfcode; wer die Datei auf aufnamo.de/pruefen hochlädt, sieht, ob sie seit dem Erzeugen unverändert ist. Das Übergabedatum ist ein eigenes Feld: Wird das Protokoll ohne Netz erst später gesendet, trägt die Einreichung die Zeit des Sendens, das Protokoll aber den Tag der Übergabe. Wie belastbar eine Unterschrift auf dem Bildschirm ist, erklärt der Beitrag Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Wie lange Einreichungen aufbewahrt werden, legst du je Formular fest; danach löscht Aufnamo sie samt der Dateien, die es in deine Cloud gelegt hat. Denk dabei an den Auszug: Das Einzugsprotokoll brauchst du oft erst Jahre später wieder, eine kurze Frist passt hier nicht. Für die Mieterdaten bleibt deine Verwaltung verantwortlich; einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bereit — schreib uns. Schäden während der Mietzeit nimmst du mit der digitalen Schadensmeldung auf, Renovierungsarbeiten zwischen zwei Mietern mit dem Abnahmeprotokoll. Was die Tarife umfassen, steht auf der Preisseite.